Magic Reply ist eine optionale Funktion, die automatisch eine vollständige Antwort auf eine Kundenanfrage für dich erstellt. Es versteht die eingehende Nachricht, durchsucht den gesamten Ticketverlauf und schreibt auf magische Weise eine perfekt formulierte Antwort. Dabei berücksichtigt es vordefinierte Kommunikationsregeln, um sicherzustellen, dass die Antwort zu deinem persönlichen und dem Schreibstil deines Unternehmens passt.
1. Starte Magic Reply mit einem Klick auf das Symbol
Wenn du ein Ticket öffnest und in das Textfeld klickst, in dem du normalerweise eine Antwort verfasst, siehst du das schwarze Magic Reply Symbol in der ersten Zeile des Textfeldes. Klicke auf das Symbol (oder drücke ALT + M), um das Magic Reply Befehlsfeld zu öffnen (siehe Bilder unten).
2. Gib Magic Reply eine kurze Anweisung, was es antworten soll
Magic Reply funktioniert wie dein persönlicher Assistent, der die Antwort für dich schreibt. Es versteht die eingehende Kundennachricht und sucht nach ähnlichen Fragen aus der Vergangenheit, um die bestmögliche Antwort zu formulieren. Es ist trotzdem wichtig, dass du Magic Reply eine kurze Anweisung gibst, um sicherzustellen, dass nur notwendige Informationen in der Antwort enthalten sind.
Magic Reply wird dir Vorschläge machen, was in die Antwort aufgenommen werden könnte, aber es ist allein deine Entscheidung. Du kannst Vorschläge auswählen, indem du sie anklickst, und/oder du schreibst deine eigenen Anweisungen in das Magic Reply Feld (siehe Bild unten).
Sobald du einen Prompt (eine Anweisung) erstellt hast, drückst du auf "Einreichen", damit Magic Reply eine Nachricht formuliert.
Tipps & Tricks zum Schreiben von Magic Reply Anweisungen
Tipps & Tricks | Gutes Beispiel | Schlechtes Beispiel |
Verwende aktive, umsetzbare Wörter | - Entschuldigung für die Verzögerung | - Sorry Verzögerung |
Sei kurz aber präzise | - Die Artikel sind auf dem Weg und werden am 24. April 2024 ankommen | - Die Artikel kommen bald an |
Inkludiere zusätzliche Regeln | - Schreibe auf Italienisch, informell | - Italienisch, Du |
Unbekannte Informationen bereitstellen | - Gib die Trackingnummer an: 0008886655CH | - Gib Trackingnummer |
3. Füge die Antwort ein und sende sie
Magic Reply zeigt dir eine Vorschau der erstellten Nachricht in der schwarzen Box an. Nun können Sie auf „Akzeptieren“ klicken und die Nachricht wird in das Textfeld Ihres Ticketsystems eingefügt. Du kannst die Nachricht auch nach dem Einfügen noch bearbeiten, so als hättest du sie gerade selbst geschrieben. Wenn du mit der Nachricht zufrieden bist, schicke sie ab.
Wenn du mit der bereitgestellten Nachricht nicht ganz zufrieden bist, kannst du auf
"Bitten Sie darum, etwas in der Antwort zu ändern" klicken, um die Aufforderung, die du ursprünglich an Magic Reply gegeben hast, zu ändern und eine aktualisierte Nachricht zu erstellen.
