Magic Reply è una funzione opzionale che genera automaticamente un'intera risposta a una richiesta del cliente. Comprende il messaggio in arrivo, esamina l'intera cronologia dei ticket e scrive magicamente una risposta perfettamente formulata. Nel farlo, tiene conto di regole di comunicazione predefinite, per garantire che la risposta corrisponda allo stile di scrittura personale e aziendale.
1. Avviare Magic Reply facendo clic sull'icona
Quando si apre un ticket e si passa al campo di testo in cui di solito si compone una risposta, se si fa clic nel campo, si vedrà l'icona nera di Magic Reply nella prima riga del campo di testo. Fare clic sull'icona (o premere ALT + M) per aprire la casella di comando Magic Reply (vedere le immagini sotto).
2. Dare a Magic Reply una breve istruzione su cosa rispondere.
Magic Reply funziona come il vostro assistente personale, che scriverà la risposta per voi. Comprenderà il messaggio del cliente in arrivo e cercherà domande simili in passato, per formulare la migliore risposta possibile. È comunque importante che l'utente fornisca a Magic Reply una breve istruzione, per assicurarsi che nella risposta siano incluse solo le informazioni necessarie.
Magic Reply fornirà dei suggerimenti su ciò che potrebbe essere incluso, ma la scelta spetta esclusivamente all'utente. È possibile selezionare i suggerimenti facendo clic su di essi e/o scrivere le proprie istruzioni nel campo Magic Reply (vedi immagine sotto).
Una volta creato un prompt (istruzione), premere "Invia" per consentire a Magic Reply di formulare un messaggio.
Consigli e trucchi per scrivere le istruzioni di Magic Reply
Suggerimenti e trucchi | Buon esempio | Cattivo esempio |
Usare parole attive e perseguibili | - Scuse per il ritardo | - Scusate il ritardo |
Siate brevi ma precisi | - Gli articoli sono in arrivo, arriveranno il 24 aprile 2024 | - Gli articoli arriveranno presto |
Includere regole aggiuntive | - Scrivere in tedesco, informale (Du) | - Tedesco, Du |
Fornire informazioni sconosciute | - Includere il numero di spedizione. 0008886655CH | - Includere il numero di spedizione |
3. Inserite la risposta e inviatela
Magic Reply mostrerà un'anteprima del messaggio generato nel riquadro nero. A questo punto è possibile premere "Accetta" e il messaggio verrà inserito nel campo di testo del sistema di ticketing. È possibile modificare il messaggio anche dopo l'accettazione, come se fosse stato scritto di proprio pugno. Una volta che si è soddisfatti del messaggio, lo si invia al cliente.
Se il messaggio fornito non vi soddisfa del tutto, potete cliccare su
"Chiedi di modificare qualcosa nella risposta" per modificare la richiesta inizialmente data a Magic Reply e generare un messaggio aggiornato.
